Przechowywanie dokumentacji

ZAWIADOMIENIE O PRZEKAZANIU DOKUMENTÓW DO ARCHWIUM

W związku z likwidacją spółki Emerpol, uprzejmie informujemy, że w dniu 12.08.2025 r. Państwa dokumentacja osobowa i płacowa została przekazana w celu archiwizacji do Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Miejscem przechowywania dokumentów będzie Archiwum Stowarzyszenia Archiwistów Polskich w Łubnej, ul. Łubińska 3c. Zmiana miejsca lub sposobu przechowywania akt może nastąpić wyłącznie, jeśli jest to konieczne dla ich ochrony przed utratą lub uszkodzeniem. O zmianie miejsca przechowywania akt Przechowawca zobowiązany jest powiadomić właściwe miejscowo archiwum państwowe i sąd gospodarczy właściwy dla siedziby przekazującego dokumentację tj. Emerpol Sp. z o.o. w likwidacji.

 

Stowarzyszenie zobowiązuje się w szczególności do:

1. przechowywania dokumentacji zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 Nr 32 poz. 284);

2. udostępniania byłym pracownikom dokumentacji zgodnie z wytycznymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. 2005 Nr 28 poz. 240);

3. obsługi dokumentacji z respektowaniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO) i ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1781);

4. brakowania akt po upływie obligatoryjnych okresów przechowywania;

 

Dane osobowe zawarte w dokumentacji płacowej, osobowej oraz innej, przekazywanej w związku z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, będą przetwarzane przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich (dalej: SAP), z siedzibą w Warszawie przy ul. Bonifraterskiej 6 lok. 21, email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w celu przechowania oraz udostępniania kopii dokumentów na żądanie osób, których one dotyczą. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w SAP: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

Podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 51u wspomnianej ustawy.

Dane mogą być udostępniane organom uprawnionym do ich przetwarzania na mocy prawa. Dane mogą być również udostępniane podmiotom świadczącym usługi na rzecz SAP (tzw. podmiotom przetwarzającym w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych), w celu i w zakresie określonym przez SAP.

Okres przechowywania jest uzależniony od kategorii archiwalnej poszczególnych rodzajów dokumentów.

Osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do tych danych, żądania ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.